Finalul de an este pentru analize interne, rapoarte si statistici si poate chiar pregatirea rezolutiilor pentru anul urmator.

Inainte de toate, dupa un an atat greu si plin de provocari, am luat deicizia sa facem o analiza serioasa a tot ceea ce s-a intamplat pentru a vedea exact ce-am reusit sa obtinem in aceasta cursa nebuna.

Pentru a putea merge mai departe, pentru a evolua in mod sanatos, trebuie sa invatam din propriile greseli si din situatiile cu care ajungem sa ne confruntam inevitabil. Asa cum se maturizeaza o persoana, exact la fel sa se dezvolta si o companie.

Asa ca am facut o lista cu lectii invatate in business 2020, adica ce-ar fi trebuit sa facem sau ar trebui sa facem in viitorul apropiat pentru a putea raspunde mai bine in situatii de incertitudine economica, astfel incat sa minimalizam pierderile.

Nu ne consideram mai buni, mai inteligenti pentru ca am scris acest articol, doar vrem sa impartasim ce credem noi ca se poate face mai bine in administrarea propriilor firme/companii. Si noi avem multe de implementat din aceasta lista.

Sa avem spor la treaba in 2021! 🙂

Toate task-urile la zi ca sa poti reactiona cat mai repede

Poate parea banal cand citesti prima oara, dar de fapt, acest lucru iti confera o putere incredibila – viteza de reactie fata de-o solicitare noua, in fata unei probleme, in fata unei schimbari neasteptate.

Cu cat iti organizezi mai bine task-urile si le finalizezi chiar inainte de termenul limita, cu atat vei avea mai multa flexibilitate in a reordona/reprograma anumite task-uri in functie de circumstantele aparute.

Noi, Echipa WebHipsters, ne-am creat un sistem bun de organizare a task-urilor fara sa folosim nici macar vreo aplicatie dedicata.

Am ales sa folosim un tabel; cu filtre foarte bine alese la care are acces toata echipa, fiind ce mai versatila varianta astfel incat sa ne putem adapta cat mai bine proiectelor noastre..

Acest simplu instrument ne ajuta sa stim fiecare exact ce are de facut, cu cine trebuie sa colaboreze la fiecare task, in ce stadiu al implementarii se afla si asa mai departe.

Mai mult decat atat, folosind tot acest tabel, construim foarte usor si raportul periodic cu ce s-a realizat exact pentru clientii si partenerii nostri.

Acest mod de organizare ne-a permis intotdeauna sa putem reactiona foarte repede si sa ne sprijinim clientii atunci cand aveau nevoie de modificari urgente cum ar fi:

• Rezolvarea erorilor aparute in urma actualizarilor site-ului (ex: WordPress, WooCommerce, Tema, Module);
• Implementarea unor modificari de design pentru diferite promotii si campanii;
• adaptarea la modificarile facute de Facebook pentru Product Catalogue.

Rezerva de cash, intr-un cont separat de contul curent

Sigur ai mai auzit de aceasta recomandare. Este atat de important acest sfat, incat si noi il putem include la capitolul „lectii invatate in business in 2020”.

Si tot din acest motiv facem recomandarea mai departe, catre cei care ne urmaresc.

Creeaza un cont separat, cont de economii, acum la majoritatea bancilor o poti face direct online in cateva minute, si in fiecare luna trasnfera o suma cat de cat in acel cont.

Daca vorbim de rezerve, ele nu trebuie sa fie in rulajul zilnic de cash flow al firmei si nu trebuie sa faca partea din capitalul tinut in miscare pentru bunul mers al lucrurilor.

Aceste sume trebuie sa fie atat de mari si atat de mici incat sa-ti fie indispensabile in asigurarea cash-flow-ului lunar.

Daca te intereseaza mai multe sfaturi financiare iti recomandam sa-l urmaresti pe Iancu Guda de la Banii in Miscare de pe Digi 24 sau/si blog-ul Stiinta Banilor.

Emiterea si transmiterea facturilor la timp

Acest sfat merge mana in mana cu asigurarea unor rezerve intr-un cont bancar separat si cu gestionarea task-urilor la zi.

O factura care nu a fost emisa nu creeaza nicio obligatie si nu da start-ul unui termen de plata.

In loc sa te apropii pe zi ce trece de-o noua incasare, tot acel timp in care nu emiti factura la termen este timp pierdut in mod inutil din punct de vedere financiar.

Daca vrei este un principiu similar cu gradul de colectare, despre care vorbeste ANAF-ul in privinta persoanelor juridice.

Ca sa ai un grad de colectare cat mai mare si intr-un timp cat mai scurt, este esential sa asiguri livrarea P/S la timp si emiterea facturii aferente cat mai rapid.

Cand merge bine atunci apasam si mai tare acceleratia

Atunci cand ai destui clienti, atunci cand cash flow-ul nu este o problema, atunci cand profitul este adunat constant, trebuie sa apesi si mai tare pe accelerativa in dezvoltare afacerii.

Acela este momentul prielnic, momentul cu potential maxim de crestere.

Ai o baza de clienti care sa-ti asigure mai mult decat o baza serioasa si pe care ii poti folosi ca ambasadori in promovarea ta: solicitandu-le recenzii, solicitandu-le sa te recomande mai departe, oferindu-le anumite servicii/produse cu titlu gratuit pentru fidelizarea lor si asa mai departe.

Ai un cashflow si cumulezi un profil care-ti permit sa investesti pentru a-ti creste baza de date cu clienti si implicit incasarile.

In perioada asta de pandemie cati dintre noi nu ne-am fi dorit sa avem cat mai mult bani pusi deoparte pentru a putea investi acum, in 2020.

Astfel de resurse financiare te pot ajuta sa te si reorientezi usor in situatii precum cea de pandemie.

Nu putine magazine au fost care s-au apucat rapid sa comecializeze masti, manusi, dezinfectante si orice alte materiale de protectie impotriva covid19.

Situatii similare vor aparea in viitor. Hai sa invatam din asta si data viitoare sa fim mult mai pregatiti.

Infrastructura mai importanta ca oricand

Probabil ca nu auzi asta pentru prima oara, chiar daca nu cu exact aceeasi formulare, mesajul e comun: investeste in infrastructura pe care o folosesti.

Din pacate in Romania unele lucruri au pornit cu perceptii gresite.

„Imi fac un site cu shop, imi adaug produsele si gata nu mai am nimic de facut, ma ocup doar de stocuri si promovare”.

Nimic mai gresit.

Chiar daca ai un magazin online, chiar daca ai un site de servicii sau doar un site simplu de prezentare, si oricat de bine l-ai fi facut inca de la inceput, acesta are nevoie constant de dezvoltare suplimentara:

• Adaugarea de continut nou;
• Dezvoltarea unor functionalitati suplimentare;
• Imbunatatirea vitezei site-ului;
• Imbunatatirea experientei utilizatorului;
• Actualizari la nivelul infrastructurii de baza: baza de date, platforma, tema, module etc.

Mai mult decat atat, numarul atacurilor cibernetice in 202 a crescut cu 150% comparativ cu anul trecut, iar in Trimestrul 2 al anului 2020 comparativ cu T2 din 2019, numarul atacurilor s-a triplat conform Kaspersky.

Asa cum probabil ai auzit deja, in 2020, in special in prima perioada a anului, oamenii au cumparat foarte multe produse de bricolaj pentru a-si amenaja diferite lucruri acasa.

Lucruri de care nu se ocupasera de foarte mult timp, pe care le-au tot amanat, dar au ales sa-si si amenajeze spatiul unde brusc trebuiau sa petreaca mult mai mult timp – biroul de acasa.

Daca site-ul tau a fost creat pe platforma WordPress, uite aici 10+ lucruri pe care le poti face pentru o securitate mai buna a site-ului.

Automatizarea cat mai multor procese

Automatizarea e doar un aspect la infrastructurii. Automatizarea este un beneficiu pe care trebuie sa investi sa-l fructifici.

Automatizarea unor procese, nu inseamna doar programarea unor newslettere care sa fie transmise automat, fie ele si parte dintr-un Customer Journey.

Aici vorbim de automatizarea proceselor de business in general in cadrul companiei tale.

Acest lucru te va ajuta sa raspunzi mai prompt si util mai multor solicitari venite din partea clientilor actuali si/sau noi.

Facturarea automata sau folosirea oricarui program de facturare, fie el si contra-cost, te va ajuta sa castigi mult mai mult timp pe care tu, sau cel responsabil, sa il dedicati altor task-uri comparativ cu costul acestora.

Aici nu este cazul sa economisesti. Oricum ai varianta programului de facturare Oblio care este gratuita in primul an.

Similar poti aborda si alte documente pe care le realizezi foarte des: chitante, AWB, avize de insotire a marfii, certificate de conformitate si multe altele.

Digitalizarea documentelor

Este un alt beneficiu in stransa legatura cu infrastructura.

Desi nu necesita investii mari de ordin financiar, ci mai dragraba de timp si organizare, multi antreprenori ignora acest aspect.

Digitalizarea tuturor sau unei bune majoritati a documentelor, permite o coloborare mai usoara si mai rapid in cadrul echipelor, dar si intre cei care folosesc aceleasi documente

Din nou mult timp castigat, dupa investitia initiala, eficienta si flexbilitate la nivel firmei, prin faptul ca nimeni nu mai pierde timp cautand documente sau completand tipizate birocratice.

Investitiile de timp si bani in infrastructura si digitalizarea sunt exact ca orice alta investitie. Castigurile nu apar de-a doua zi, amortizarea se face in timp.

In cazul tau, de cand vrei sa inceapa sa curga acest termen? E cazul sa intervi serios in acest sens.

Nu trebuie implementat tot odata. Incepe cu digitalizarea, e mai simplu, e mai ieftin si concreztizarea avantajelor sale te va incuraja in alte proiecte de infrastructura IT.

Plata impozitelor la timp

Odata cu inceperea perioadei de stare de urgenta declarata in mod oficial in Romania, Guvernul Romaniei a oferit persoanelor juridice din Romania posibilitatea de a amana plata taxelor catre bugetul de stat.

Am stat mult de tot sa ne gandim daca sa apelam la acest instrument sau nu. Posibiltiatea de-a folosi banii pe care-i datoram statului pentru a-i investi si a intoarce si mai mult in firma a fost foarte tentant.

Cu toate acestea am hotarat sa nu procedam asa.

Amanarea platilor ar fi insemnat cumularea unor create mai mari pentru la un moment dat, care nu neparat ar fi fost mult mai bune.

Dar si investirea unor resurse financiare pe care compania, de fapt, nu le detinea si care cumulat cel putin cu cashflow afectat sanatos ar fi dus la blocaje serioase si poate chiar la probleme mult mai mari.

La nivel personal, scenariul a fost similar, cu posibilitatea amanarii platilor la creditele bancare, din nou foarte tentant.

Dar, daca ne uitam la stirile recente, prezinta cum unele persoane se plang de sumele crescute datorita dobanzii acumulate in aceasta perioada de amanare.

Pune/Tine banii in miscare, plateste toate facturile la timp

Stim cu toti cat de important este cashflow-ul, si bineinteles nu doar pentru tine, sau doar pentru noi. Cashflow-ul este importante pentru toata companiile indiferent de dimensiunea lor.

Cu atat este mai important cashflow-ul atunci cand toata masa monetara aflata in circulatie la un anumit moment, ca acum al pandemiei, cand toata lumea analizeaza fiecare cheltuaiala de 2 ori.

In criza in 2008, cash-ul a fost un asset foarte scump si rar. Nici acum, in pandemia din 2020, 11 ani mai tarziu, nu prea ne-am invatat lectia.

Hai s-o invatam pana data viitoare!

Tu ce-ai invatat in acest an plin de schimbari si provocari? Hai sa invatam unii de la ceilalti.

Pentru mai multe sfaturi utile in business, urmareste blog-ul pentru antreprenori, abonandu-te la newsletter sau la pagina noastra de Facebook.