Fie ca ai o adresa de mail de la serviciu sau un cont gratuit de la un provider de conturi de mail gratuit (Yahoo, Gmail sau Outlook), daca vrei sa iti setezi mailul pe calculatorul personal, laptop sau pe telefon (atat pe Android sau IOS) va trebui sa folosesti aproximativ aceiasi pasi.

In primul rand va trebui sa te familiarizezi cu cativa termeni cu care te vei intalni in timpul instalarii mailului.

Server de mail

Server de mail este un calculator care primeste si trimite mailuri unor conturi create in prealabil, folosind un domeniu de internet cum ar fi exemplu.com, deci practic conturile de mail vor fi de forma ionpopescu@exemplu.com sau numeletau@gmail.com.

Avand un server propriu, il poti folosi mai mult decat pentru gazduirea mail-urilor si a site-ului, tot acolo poti gazdui arhiva de documente in totala siguranta.

Bineinteles ca serverul de mail, pentru a functiona ca un server de mail va trebui sa includa un program de server de mail. Acest program va fi instalat si apoi accesat de catre administratorul de server pentru a crea conturi de mail si sau grupuri de mail.

Nimic dificil zic, dar atata timp cat nu esti obligat sa instalezi servere de mail, nu trebuie sa iti bati capul cu asemenea informatii, totusi e bine sa stii logica din spatele unei asemenea masini.

Protocoale de trimitere si primire de mailuri.

Pentru a trimite mailuri, serverele folosesc anumite protocoale de trimitere si primire de mailuri, iar pentru siguranta conexiunii, protocoalele folosesc porturile de siguranta

Pentru trimiterea mailurilor se foloseste protocolul SMTP care este responsabil cu trimiterea mailurilor si comunicarile care au loc intre serverele de mail cu care comunica. SMTP vine de la “Simple Mail Transfer Protocol” si practic este un set de comenzi care autentifică si directioneaza transferul de posta electronica.

IMAP “INTERNET MESSAGE ACCESS PROTOCOL”

Este o metoda de accesare a mailurilor de pe serverul de mail fara a fi nevoit sa descarce continutul mailului in calculator sau pe telefon. Recomand aceasta metoda pentru o utilizare corecta a clientilor de mail.

POP3 “POST OFFICE PROTOCOL”

Uneori, referirea la acest protocol se face doar cu apelativul “POP” si care este o metoda standard  de trimitere a mesajelor prin care in momentul conectarii cu serverul de mail, va descarca toate mesajele care se afla pe server, pe calculatorul, laptopul sau telefonul mobil, ocupand astfel spatiul pe disk, uneori degeaba.

Nu uita, ca odata cu descarcarea propriu-zisa a mailurile de pe server pe dispozitvul respectiv are loc prin utilizarea internet-ului. Daca face acest lucru pe telefon, asigura-te ca esti conectat la o retea de internet.

Client de mail

Clientii de mail sunt niste aplicatii pentru calculatoarele personale (PC Desktop), laptopuri si tablete, dar si pentru telefoanele mobile, pe care le putem folosi pentru a trimite si primi mailuri de pe contul de mail setat in serverul de mail. Mai sunt cunoscuti si ca Cititori de Mail (Email Readers) sau Mail User Agent (MUA).

Clientii de mail vin cu functionalitati multiple in care poti sa iti setezi sarcini (tasks) pe care le poti impartasi cu alte conturi, calendar propriu, iti poti seta alarme si multe altele.

Tipuri de client de mail:

Cel mai cunoscut client de mail si cel mai utilizat in zona corportate este Outlook Mail din suita Office de la Microsoft, aplicatie care trebuie cumparata.

Clientul de mail de la Mozilla, denumit generic Thunderbird, este o aplicatie usor de utilizat si care este Open-source (aplicatie gratuita).

Opera Mail este iarasi un client de mail foarte bun, cu multiple functionalitati ca si cele de mai sus, de asemenea aplicatie gratuita.

Diferenta dintre un server de mail si un client de mail?

Bun, o sa intrebi: De ce am nevoie de client de mail, cand am deja cont de mail setat in serverul de mail?

Severul de mail seteaza conturile de mail si tipurile de comunicare cu tot cu protocoale si porturi de securitate, in timp ce clientul de mail citeste mailul, asta dupa ce se va adauga contul de mail (adresa de mail), domeniul (asa cum am amintit mai sus), parola si protocoalele pe care le foloseste serverul de mail. Aici va trebui sa fii atent!

Acestea fiind spuse, hai sa incercam sa instalam in clientii de mail, contul nostru de mail.

In primul rand trebuie sa avem instalat Clientul de mail pe calculator, laptop, telefon mobil – nu intram in detalii de instalare, ca partea asta e destul de banala (next -> next -> finish-> pe calculator sau apple store/play store -> search dupa nume -> butonul de install de pe telefonul mobil).

Eu o sa folosesc pentru instalare, doua tipuri de client de mail: Microsoft Outlook si Mozilla Thunderbird pentru care vom avea nevoie, in ambele cazuri, de:

1. Contul nostru de mail, asa cum ziceam la inceput – ionpopescu@exemplu.com sau numeletau@gmail.com;
2. Adresa Protocolului de trimitere de mail – SMTP – care va fi de forma mail.exemplu.com,  smtp.exemplu.com;
3. Protocolul de primire de mail POP3 sau IMAP – de forma pop3.exemplu.com, respectiv imap.exemplu.com;
4. Tipul de Securitate SSL sau TLS pentru toate formele de protocoale
5. Parola stabilita de catre adminstratorul de server a contului de mail (foarte important).

Pentru toate acestea ia legatura cu administratorul de retea sau adminul serverului (din departamentul IT, de la firma la care lucrezi) pentru a-ti comunica atat adresa de SMTP cat si adresele de POP3/IMAP cu porturile aferente, inclusiv userul si parola.

Daca ai contul creat in Gmail sau Yahoo, sa ai in vedere ca majoritatea providerilor de casute de mail gratuit au deja stabilite toate protocoalele, pentru a usura instalarea conturilor in diferiti clienti de mail si pe care le gasesti pe net foarte usor.

Spre exemplu:

Setarea in aplicatia Outlook Microsoft 2007 a contului de Google sau a contului personal de mail:

Doar pentru conturile Google – inainte de a face primul pas pentru configurarea oricarui client de mail, va trebui sa ai in vedere faptul ca politicile Goole privind aplicatiile care nu au o Securitate a datelor, precum Microsoft Outlook, si care potrivit Google pot face contul tau google vulnerabil, necesita modificare manuala din partea ta.

In acest sens vei intra in contul tau google din orice browser si vei accesa: “My account” >> “Sign-in & security” >> “Apps with account access” >> “Allow less secure apps” se va comuta pe “On”

Primul pas

Se deschide Outlook 2007, iar daca este setat deja un cont, va trebui sa mergi la Tools >> Account Settings >> New

Daca nu este setat niciun cont de mail in momenutul deschiderii pentru prima oara va aparea o fereastra  de genul:

Pasul al doilea

Urmatorul pas va fi sa bifezi prima obtiune si anume “Microsoft Exchange, POP3, IMAP, or HTTP”.

Pentru versiunile mai noi de Outlook, va aparea sectiunea “Other Email”, iar setarea contului va fi mult mai usoara (doar adaugi contul de Google sau Yahoo si parolele aferente, programul avand o baza de date in care cauta protocoalele aferente.)

Pasul al treilea

Bifezi casuta din dreapta jos “Next >”pentru adaugarea manuala a contului, care te va arunca intr-o fereastra asemanatoare ca cea de la pasul 2.

Pasul al patrulea

Acum adaugi numele tau care va aparea atunci cand cineva va primi un mail de la tine (poate fi si numele companiei, daca contul este contul general), iti adaugi adresa de mail, inclusiv domeniul (ionpopescu@exemplu.com sau nume@gmail.com), apoi configurezi tipul de protocol (IMAP – la recomandarea mea) si introduci atat adresa serverului de primire cat si de trimitere, ca in imaginile alaturate.

In momentul in care se va deschide fereastra pe care suntem deja, la zona de “Log-on Information” va aparea doar ionpopescu fara domeniul in campul de username, drept pentru care va trebui sa adaugi si domeniul aferent contului ionpopescu@exemplu.com sau numeletau@gmail.com, dupa care va trebui sa introduci parola contului. Se va bifa si “Remember password”.

Pasul al cincilea

Aici adaugi porturile de comunicare Clientul de mail, tipul de port, conexiunea de mail si tipul (TLS sau SSL), dar si ce date de autentificare sa foloseasca pentru serverul de SMTP.

Pentru asta se va apasa butonul de “More Settings…” >> Outgoing Server, ca in imaginile de mai jos si se va bifa ”My outgoing server (SMTP) requires authentication” >> Use same settings as my incoming mail server.

Tot in aceeasi fereastra selectam sectiunea “Advanced” pentru a adauga porturile, dupa cum spuneam:

Incoming server 993 si se selecteaza SSL

Outgoing server 465 si se selecteaza tot SSL apoi butonul de jos “OK”, care va inchide fereastra, ramanad fereastra de baza a setarii contului

Pasul al saselea

Suntem aproape gata, trebuie doar sa testam contul apasand butonul din dreapta sus “Test Account Settings…” >> inchidem fereastra mica care s-a deschis apasand butonul “Close”, iar apoi, butonul din fereastra de creare de cont, dreapta jos “Next >” iar mai apoi butonul finish.

In cazul in care in timpul testarii apar erori, va trebui sa verificati la “More Settings…” daca porturile sunt setate corespunzator, dar si daca ati introdus adresa corecta cu parola aferenta.

Exista situatii in care la Outgoing server (SMTP), sa fie cerut portul 587 cu STARTLS sau TLS simplu, in loc de SSL.

Felicitari, tocmai ti-ai adaugat contul de mail pe calculatorul tau.

Ca si observatie – atat conturile de Yahoo, cat si alte conturi de mail gratuite, sau personale se vor seta identic.

Setarea clientului de mail Mozilla Thunderbird

Ca si in cazul Microsoft Outlook, versiunile mai noi au functionalitati predefinite care ajuta la adaugarea conturilor de Gmail, Yahoo, Outlook.com, etc astfel incat atunci cand introduci userul si parola el va adauga automat Protocoalele aferente, cat si porturile de Securitate.

Este un client de mail de care personal sunt foarte multumit, pentru ca are o interfata usor de folosit (user friendly) si nu foloseste atat de multe resurse ca de exemplu Outlook 2016. Pe langa aceste particularitati, mai ai posibilitatea de a adauga chatul integrat din mail (doar pentru Google).

Setarea contului de Yahoo

I. Primul pas, este sa ai instalat Clientul  Mozilla Thunderbird, iar daca nu il ai poti da click aici pentru a descarca aplicatia. Pasii de instalat sunt foarte usori, in fereastra de instalare poti adauga inclusiv limba Romana ca si limba de interfata.

II. Urmatorul pas, dupa instalare, este sa se deschida Mozilla Thunderbird, iar in sectiunea “Create New Account”, se da click pe subsectiunea “Email”, urmand sa se deschida fereastra exact ca in imaginile alaturate.

Intrucat acest client de mail este gratuit, el va veni cu o propunere de adresa de mail noua pentru sponsorul lor. Nu va fi agresiva, ca aplicatiile gratuite de mobil in care ti se deschid tot felul de ferestre, ci dupa ce vei da click pe butonul “Skip this and use my existing email”, nu vei mai fi deranjat niciodata de alte surse de sponsorizare.

Daca alegi sa adaugi un cont de Yahoo, sau alt tip de cont de mail, va trebui – ca si la Outloook – sa adaugi in primul rand numele tau, care va fi afisat in toate mailurile pe care le vei transmite ulterior (fara acestea nu poti trece la urmatorul pas).

Apoi adaugi adresa de mail impreuna cu parola, acestea fiind de asemenea campuri obligatorii, dupa care apesi pe butonul “Continue”, dreapta jos:

Cum spuneam, clientul de mail va cauta in baza lui de date configuratiile automate ale domeniului Yahoo si va adauga automat toate cele necesare contului (protocoalele tipurile de Securitate si porturile).

In imaginea de mai jos am apasat pe butonul “Manual Config” tocmai pentru a arata faptul cum clientul de mail a completat automat campurile aferente protocoalelor).

Nu acelasi lucru se intampla cu contul de mail personal, aici va trebui sa adaugi manual toate detaliile contului (serverul de IMAP, serverul de SMTP, porturile si tipurile de securitate).

Din acest moment, dupa ce ai apasat butonul “Done” contul este instalat si poate fi accesat, tot ce trebuie sa faci este sa ii acorzi putin timp pentru a descarca titlurile mailurilor de pe serverul de mail impreuna cu folderele aferente.

Setarea contului de Google Mail (gmail.com)

In cazul in care vrei sa iti setezi contul de Gmail pe clientul Mozilla Thunderbird, vei folosi aceiasi pasi ca si la Yahoo, singura diferenta va fi atunci cand vei apasa butonul “Done” – clientul va deschide automat o fereastra de conectare la contul de Google, asemenea aplicatiilor de pe telefonul mobil, care iti vor cere acordul de a folosi un cont de Google sau Facebook pentru a fi conectat in cadrul aplicatiei:

Adaugi contul tau de gmail sub sectiunea „Email or Phone”

Adaugi parola setata de tine in sectiunea „Enter your password”

Vei vedea ce privilegii are aplicatia si vei aproba prin apasarea butonului albastru „Allow”

Cu siguranta ca multi dintre voi ar vrea sa instaleze contul de mail si pe dispozitivele mobile, de aceea voi reveni cu partea a doua a acestui articol in care iti voi prezenta cum se instaleaza orice cont de mail pe dispozitivele mobile.

Dupa ce-ti instalezi e-mail-ul indiferent de clientul ales, ar trebui sa-ti creezi o semnatura pentru email care sa contina toate informatiile despre tine si/sau firma pe care o reprezinti.