Ce sunt aplicatiile pentru oganizarea programarilor si intalnirilor?

Aplicatiile pentru programari sunt un adevarat instrument de suport pentru cei care sunt antreprenori, practica o profesie liberala, sau pur si simplu activitatea presupune o agenda personala foarte bine organizata.

De asemenea, cu ajotorul acestor programe/aplicatii poti tine evidenta rezervarilor clientilor (pentru restaurante, baruri, saloane, spa-uri, scoli si cluburi de activitati, service-uri si spalatorii auto).

Aceste aplicatii te ajuta cu

• organizarea mai buna a timpului pentru tine si pentru colegi/angajati;
• reducerea ‘timpilor morti’ – perioade de inactivitate;
• reducerea posibilitatii de neprezentare a unei persoane;
• eliminarea eventualelor incurcaturi sau suprapuneri de intalniri/programari.

In ultima perioada acest sector s-a bucurat de o dezvoltare considerabila, avand astazi disponibile o serie de solutii pentru acest tip de nevoie: aplicatii gratis, ieftine sau care implica costuri destul de mari.

Majoritatea aplicatiilor au dezvoltat o formula gratuita a programului lor pentru a incuraja utilizarea acestuia, pentru a te putea familiariza cu porgramul lor inainte de achizitia propriu-zisa.

Astfel ai posibilitatea de a testa aplicatia fara sa plaesti, dar intr-o forma simplificata pentru a te determina sa achizitionezi pana la urma, una dintre formele platite.

Optiunile principale includ:

• alerte pentru fiecare intalnire trimise tie (organizatorului) si clientului (participantului);
• control pentru management asupra activitatii angajatilor;
• integrarea calendarului cu site-ul sau alte aplicatii similare (de exemplu, posibilitatea de a corela aplicatia respectiva cu calendarul de pe telefonul tau).

Formele platite ale aplicatiilor iti confera acces la functii suplimentare cum ar fi: posibilitatea de plata online, calcularea incasarilor, organizarea pe departamente sau optimizarea pentru mobil a aplicatiei.

Aceasta abordare iti ofera un mare avantaj in calitate de potential utilizator, avand posibilitatea de a incerca in mod gratuit mai multe aplicatii similare, astfel incat s-o poti alege pe cea potrivita pentru activitatea ta.

Eu o sa-ti impartasesc si din experienta mea, care solutie mi se pare mie cea mai buna la nivel general.

O alternativa pe care te sfatuiesc s-o iei in calcul, dar sa n-o adopti direct fara sa te gandesti, daca se potriveste activitatii tale.

Alege aplicatia in functie de modul tau de lucru, nu invers, nu-ti modifici stilul de lucru al firmei pentru o anumita aplicatie.

Cum sa alegi aplicatia de programari ideala pentru afacerea ta?

Sunt multe criterii pe care le poti lua in considerare in alegerea unei astfel de aplicatii, dar cele care nu pot lipsi dintr-o evaluare pentru o aplicatie de programari sunt:

1. Pretul (valoare + modalitatea de plata [lunar, anual, o singura plata]);
2. Gradul de satisfactie al utilizatorilor curenti (vezi parerile utilizatorilor actuali pe site-urile companiilor, pe paginile lor de social media, sau de pe site-uri de specialitate);
3. Gradul de satisfactie al celor care au implementat aplicatia respectiva deja (vezi testimonialele de pe pagina oficiala a aplicatiei, vezi parerile postate pe pagina oficiala de facebook, vezi site-uri de specialitate, articole relevante);
4. Usurinta cu care tu si colegii puteti folosi o aplicatie sau alta;
5. Optiunile disponibile in varianta gratuita si respectiv cea contra cost.

Acestor criterii de selectie trebuie sa le adaugi criterii pe baza celor mai importante functii pe care aplicatia trebuie sa le aibe obligatoriu, pentru a-ti fi de folos.

Posibilitatea clientului final de a se programa, de a propune reprogramarea cand este cazul, posibilitatea clientului de a urmari evolutia programarilor, sau alertele de reamintire.

Unele aplicatii au posibilitatea sincronizarii pe mai multe dispozitive a calendarului pentru a crea imaginea unui sistem destept si complet functional.

Gradul de automatizare si posibilitatea de a raspunde in timp real clientului reduce cantitatea de munca si construieste o imagine serioasa.

Cu ajutorul unora dintre aplicatii poti confirma sau infirma imediat o programare in functie de disponibilitate.

Cele mai bune aplicatii in domeniu ofera posibilitatea impartasirii calendarului cu alte persoane sau chiar sincronizarea cu alte aplicatii precum iCalendar (aplicatia standard pe telefoanele Iphone) sau Google Calendar, poate cea mai folosita astfel de aplicatie.

Un alt aspect de luat in calcul este posibilitatea personalizarii alertelor automate.  Aceste alerte sunt foarte utile pentru a reduce pe cat posibil absentele si reprogramarile.

O alta functie utila este posiblitatea clientului de a solicita o intalnire cu o anumita persoana din echipa ta, persoana cu care se simte cel mai confortabil sa comunice.

Permit un sistem de controlul al managementului asupra echipei, asigurandu-te ca toate programarile sunt inregistrate si timpul de lucru este folosit in mod eficient.

Exemple de aplicatii de programari si intalniri:

1. Google Calendar + Facebook Appointments;
2. Aplicatia 10to8;
3. SetMore;
4. Appointlet;
5. ZiOra;
6. Calendis.

O sa incep prin a-mi tine promisiunea facuta la inceputul articolului, impartasind parerea mea personala.

Eu unul aleg intotdeauna Google Calendar pentru urmatoarele motive:

1. Cea mai utilizata aplicatie web si mobil pentru Calendar din lume;
2. Cea mai flexibila aplicatie de acest gen ce permite integrarea in site, corelarea cu alte servicii similare si sincronizarea pe toate dispozitivele;
3. Este complet responsive (se adapteaza pe orice dispozitiv mobil) indiferent de modul de utilizare web sau aplicatie;
4. Poti organiza mai multe calendare cu diferite obiective oferind acces restrictionat doar unor persoane indicate de tine sau acces public.

Am folosit Google Calendar atat la nivel intern pentru planificarea unor evenimente organizate de catre echipa din care faceam parte, dar si pentru a ne organiza noi activitatea in preznt la WebHipsters.

Cu 3 evenimente pe luna de 300 de persoane fiecare, nu ne permiteam sa avem timpi morti sau sa uitam de un task.

Folosind Google Calendar puteam monitoriza evolutia fiecarui eveniment, incarcatura de munca a fiecarui membru al echipei fara sa ne stresam degeaba si fiind supervizati foarte simplu de catre CEO.

Partea mea preferata din tot ceea ce poate aplicatia Google Calendar este ca poate fi integrat cu Facebook Appointments, astfel incat sa poti stabili in chat-ul din Facebook intalnirile si prin 2 click-uri sa le adaugi in calendarul dorit.

Cum faci programarea direct prin Facebook Messenger?

Primul lucru, adauga calendarul Gmail la pagina de Facebook. Mergi pe pagina de Facebook a afacerii tale, click dreapta sus pe „Settings” si apoi din meniul stanga selecteaza, ultima optiune disponibila si anume „Calendar Settings”.

La acest pas ai sincronizat Facebook Appointments cu Calendarul in care vor fi adaugate porgramarile pe care le stabilesti.

Pentru a crea o programare pur si simplu adu in discutie cuvinte cheie precum: zile, date, ore, iar Facebook iti va oferi optiunea „Create Appointment”. Faci click pe „Create Appointment” si o sa-ti apara un meniu.

Selecteaza serviciul solicitat, daca anterior le-ai creat pe pagina ta de Facebook. Daca nu, nu selecta nimic la servicii.

Alege data si ora convenite in cadrul discutiei. Iar momentul in care faci click pe „Create Appointment”, fereastra respectiva se va inchide si este generata caseta cu toate informatiile despre programare, care este trimisa catre ambele parti.

Astfel, cand invitatul confirma programarea in Facebook sau in Google, intra automat in sistemul de alerte de reamintire. Facebook-ul reaminteste automat clientului cu 24 de ore inainte.

Dar poti adauga si alerte generale perosonalizate la calendarul „Appointments from Google” va fi disponbil in contul odata ce-ai facut integrarea anterioara.

Ai lista confirmarilor in Facebook. Poti folosi acest lucru si pentru promovarile ulterioare. Dupa ce ai vorbit cu ei si ai facut prima programare, poti initializa discutii cu ei pentru a-i incuraja sa revina.

In Google Calendar ai posiblitatea de a opta pentru alerte generale valabile pentru toate evenimentele sau alerte personalizate in functie de clienti, intalnirea programata, de ora si asa mai departe.

De exemplu, pentru o programare sau intalnire la ora 10:00 dimineata este total inutil sa ai o alerta cu 4 ore inainte in comparatie cu o intalnire programata la ora 16:00 iar o alerta cu 4 ore inainte ar fi la ora 12:00.

Daca atunci cand adaugi programarea direct in calendarul Google, adaugi si adresa de e-mail a invitatiilor, acestia din urma vor primi alertele de e-mail asa cum le-ai setat tu. Este foarte simplu.

De exemplu, pentru un salon de frzierie din Bucuresti am folosit acest sistem. Atentie, fiecare cont de Gmail poate avea mai multe calendare proprii, sau impartasite cu diferite persoane sau calendare din exterior la care are acces limitat sau nu.

Astfel, am selectat calendarul pentru care vrem sa modificam accesul din coloana stanga, click pe cele 3 puncte, click in meniu pe „Setari si Trimitere”

Frizerii si frizeritele pot adauga evenimente pentru a centraliza toate pogramarile intr-un loc. Managementul poate modifica orice din calendare, superviza incarcatura fiecarei persoane, astfel incat sa poti elimina timpii morti, suprapuneri de programari sau agitatie nejustificata.

Fiecare persoana care are acces la calendarul respectiv poate avea drepturi diferite: vizualizare, adaugare, modifcare si stergerea evenimentelor din calendar. Acest sistem pe langa beneficiile mentionate, te ajuta sa te si asiguri ca nu sunt ascunse programari de tine.

Aplicatia 10to8

10to8 este o aplicatie foarte complexa disponibila online, pentru IOS si Android.

Folosind modul de afisare similar cu Google Calendar si o interfata destul de prietenoasa, 10to8 este foarte usor de utilizat. Ii lipseste drag and drop-ul, dar nu este cel mai mare inconvenient.

Mi-am facut cont gratuit si m-am jucat cateva ore cu aplicatia sa vad ce poate sa faca. Prinicpalele beneficii pe care eu le-am identificat sunt:

• Poti crea liste de servicii si echipe si sa le corelezi asa cum vrei. Poti partaja accesul membrilor in functie de preferinte: de exemplu fiecare medic sa vada doar pogramarile lui, iar secretariatul sa aibe acces la toate calendarele ca sa poata programa pe oricine suna la telefon sau scie pe email.

• Integrarea calendarului in site-ul tau pentru ca potentialii clientii sa poata vedea momentele din zi in care este liber. Primesti notificare pe e-mail pentru confirmare.

• Confirmare pe sms sau e-mail prin cateva click-uri pentru programarile sociltiate de pe site sau prin alte metode contact.

• Posibilitatea persoanei care gestioneaza programarile de a trimite mesaje private catre membrii ehipei pe care clientul nu le vede, folosind butonul „Add note”.
• Vedere de ansamblu a activitatii complete a echipei sau doar a unor membrii selectand calendarul corespunzator;
• Posibilitatea integrarii metodei de plata preferate. Altfe spus, poti oferi din cadrul aplicatiei posibilitatea platii online sau a platii la fata locului.
• Permite sincronizarea cu alte servicii de calendar si pot fi importate date despre clienti in format *.CSV (din excell poti salva in format *.CSV) sau in format Vcard (tipic telefoanelor mobile)

Ai 4 planuri tarifare diferite in functie de optiunile disponibile, pe langa contul gratis, de tip demo care iti ofera acces la destul de multe optiuni.

Au suport pe diferite canale, serviciul de care te poti folosi si gratis la inceput pana te convingi daca aceasta aplicatie este pentru tine sau nu, fara a ajunge sa platesti sau sa muncesti foarte mult.

Bineinteles ca pot fi si altele, dar dezvantajele pe care eu le-am observat, ar cam fi:

1. Lipsa otptiunii de asociere a mai multi membri din echipa unei singure programari/intalniri;
2. Lipsa drag and drop-ului face putin mai greoaie modificarea sau reprogramarea unor intalniri;
3. Posibiltatea de a adauga si organiza multe informatii in mod organizat pe profilul fiecarui client;
4. Optiunea de a integra alte aplicatii si/sau programe prin intermediul carora poti stoca informatii privind istoricul clientului.  De exemplu: fisele de pacienti pentru medici, arhiva dosarului pentru avocati, ori comenzi anterioare sau alte detalii pentru restaurante.

Consider aplicatia 10to8 ca o solutie foarte buna in primul rand pentru afacerile de tipul 1-la-1. Afaceri precum saloanele de frizerie si coafor, cabinete medicale si psihologie. Nu ar trebui ignorata totusi, de afacerile cum ar fi restaurantele, barurile si cafenelele.

SetMore

Cea mai flexibila aplicatie dintre toate pe care le-am analizat. Permite integrarea cu foarte multe alte programe pentru a-ti simplifica munca si pentru a nu renunta la cele pe care le folosesti deja.

In primul rand nu trebuie sa adaugi manual contactele existente. Se pot importa foarte usor din Google, Yahoo sau fisier *.CSV (format special excell).

Poti transfera contactele din SetMore in Mailchimp sau ConstaContact pentru campanii de newsletter. Poti transfera toata lista de contacte in programe de CRM precum Zoho, SalesForce sau Hubspot.

Cel mai important punct forte al acestei aplicatii este posibiltiatea de a-ti integra formularul de programare in site, fie ca e in WordPress, Joomla, sau Custom.

Mai mult decat atat, poti integra direct in Facebook formularul de programare, astfel incat potentialul client nu trebuie sa paraseasca Facebook pentru a se programa.

Acest simplu avantaj poate creste considerabil numarul de programari efectuate online.

Profilul clientului/pacientului poate fi personalizat prin adaugarea de campuri de informatii in functie de nevoile tale, disponibile chiar in profilul respectiv.

Aceste campuri se pot adauga urmarind Navigate to Apps & Integration >> Configure >> Booking policies >> Contact fields.

Pe langa aceasta forma de personalizare, fiecarui client/pacient poti sa-i creezi un profil mai detaliat la capitolul NOTES, disponibil doar la nivel intern.

Aici poti adauga link-uri catre alte locuri in care ai informatii despre acea persoana, poze si scurte detalii despre istoricul persoanei respective.

In varianta premium, SetMore chiar este o aplicatie completa, extrem de utila pentru afacerile mici si mijlocii, dar si pentru cei cu profesii liberale. Spre exemplu: avocati, notari, executori, consultanti, psihologi, contabili si altii.
Aplicatia SetMore este disponibila in toate variantele, pe Android, IOS, si pe Web.

Appointlet

4 pasi simpli de urmat pentru a incepe organizarea intalnirilor si programarilor prin Appontlet:

1. Seteaza durata unei programari pentru fiecare tip de serviciu. Poate fi personalizat complet;
2. Selecteaza programul de lucru pentru tine si/sau pentru ceilalti colegi;
3. Personalizeaza pagina de programari, introducand logo-ul si alte detalii necesare;
4. Promoveaza pagina de programari prin e-mail, integreaz-o in site si alte pagini de destinatie.

Daca aplicatiile analizate pana acum erau mai mult adecvate pentru start-upuri si firme mici.

Appointlet este din punctul meu de vedere cea mai buna alegere pentru cei care-si desfasoara activitatea in mod individual, cei cu profesii liberale.

Pentru a utiliza aceasta aplicatie nu ai nevoie de suport tehnic. O poti face doar tu. Exceptie fiind partea de integrare in propriul site.

Chiar si acest aspect se poate rezolva relativ rapid, daca apelezi la o persoana priceputa.

Are mai putine integrari cu alte programe, in comparatie cu SetMore, dar este si mult mai simplu de utilizat si implementat.

Formularul de programare este de asemenea complet personalizabil, avand modele deja construite pentru fiecare tip de informatii de care ai putea avea nevoie:

• Nume si prenume
• Telefon
• Data
• Ora
• Adresa
• E-mail
• Link

In mod similar cu aplicatiile discutate anterior, accesul la optiuni difera in functie de planul de tarifare ales.

Un dezavantaj al acestei aplicatii este pretul mult mai mare in comparatie cu celelalate.

Oricum 27$, adica aproximativ 100 RON pe luna, nu este o suma chiar atat de mare, avand in vedere cat de mult de ajuta cu gestionarea timpului.

ZiOra

Ziora este o aplicatie dedicata saloanelor de frizerie, coafor si infrumusetare.

Concentrandu-se doar ce aceasta nisa de firme, solutia propusa de ei acopera o gama extrem de larga de optiuni si rapoarte extrem de utile.

ZiOra simplifica gestionarea unui salon, prin eficientizarea gestionarii angajatiilor, produselor si serviciilor.

Puncte forte identificate:

• Posibilitatea de a vedea cate programari are un anumit client, la ce servicii a apelat si ce suma a cheltuit in salon;
• Permisiunea de a selecta anumite servicii disponibile doar in anumite zile;
• Poti selecta programe de lucru diferite pentru fiecare angajat/coleg;
• Personalizarea formularului de programare;
• Venitul realizat de angajat, separat, din serviciile prestate si respectiv din vanzarea de produse;
• Transmiterea de mail-uri si sms-uri direct din aplicatie fara a mai exporta datele si a le importa intr-un alt program dedicat.

Toate aceste optiunti iti confera o imagine de ansamblu asupra profitabilitatii salonului.

Foarte usor vezi care angajati produc mai mult si care mai putin, inclusiv separand castigurile obtinute din servicii si produse, identificarea clientilor VIP si altele.

Numai pierzi timp cu calcule, fise, tinut evidentia si asa mai departe. Cateva click-uri de oriunde si imediat stii care este situatia imediata.

Lucruri care pot fi inbunatite la aplicatia ZiOra:

• Posibilitatea de a vedea cat a incasat salonul pe fiecare serviciu/produs;
• Integrarea programarii in site-ul propriu;
• Double-opt-in pe email pentru programari;
• O modalitate de a atribui fisiere sau informatii complexe unui client/angajat;
• Pagina de programari de pe server-ul ZiOra nu permite personalizarea completa;
• O modalitate de a adauga detalii disponibile doar la nivel intern, nu si clientului.

Ca pret, este cea mai accesibila aplicatie prezentata in acest articol. Pe cale de consecinta, merita cel putin sa fie pe lista ta scurta, aplicatie pentru care sa-ti faci cont gratuit si sa vezi daca iti satisface nevoile din activitatea firmei.

Calendis

Calendis si-a propus sa fie mai mult decat o aplicatie pentru programari si sa sprijine companiile in gestionarea clientilor si relatia cu acestia.

Lansata de curand de catre o echipa din Romania, aplicatia Calendis se afla inca in proces dezvoltare si imbunatatire.

Cu toate acestea, gasim aspecte foarte interesante rezolvate de aceasta aplicatie.

Puncte forte Calendis:

Programul include pe langa alte functionalitati obisnuite in astfel de cazuri, posibilitatea organizarii unei baze de date de clienti.

Programarea de catre client si gestionarea acestora se poate face atat prin aplicatiile dedicate cat si direct online;

Posibilitatea personalizarii accesului si drepturilor fiecarui angajat asupra programului de programari – ce programari vede, ce poate modifica sau adauga si asa mai departe;

Folosind acelasi program, tii evidenta tuturor programarilor dintr-un singur loc indiferent de modul in care s-au programat clientii;

Organizarea mai multor sedii din cadrul aceleiasi aplicatii;

Optiunea de Abonamente cu avantaje valabile intr-o anumita perioada a zilei – Happy hours. Un instrument util pentru atragerea de clienti;

Activarea the vouchere este de asemenea un instrument de ajutor pentru cei care folosesc aceasta aplicatie pentru a coverti vizitatorii in clienti;

Probabil datorita faptului ca sunt inca la inceput, aplicatia are nevoie de cateva imbunatatiri

• Nu sunt corelate corect rapoartele, cu clientii si cu incasarile, avand valori diferite la fiecare dintre ele;

• Nu poti vedea incasarile pe un anumit serviciu, ceea ce este extrem de important;
• Nu poti vedea incasariile pe fiecare salariat, pentru evaluari, bonusuri sau angajatul lunii;
• Nu este cea mai intuitiva aplicatie de programari pe care am folosit-o, eu unul am intampinat mici probleme in a intelege cum functioneaza;
• Modulul de incasari este aproape inutil in forma actuala, incasarile fiind inregistrate ca intrari diferite si nu se aduna pentru fiecare client;
• Mai mult decat atat, acum exista inclusiv in Romania o serie de programe de facturare dedicate, cu care ar fi mai bine sa dezvolte un parteneriat pentru transferul datelor din Calendis in soft-ul respectiv pentru a simplifica procesul de facturare.
• Programarea online de catre client (nu prin intermediul aplicatiei dedicate) se face prin redirectionarea acestuia de pe site-ul afacerii tale pe cel al aplicatiei Calendis. Asta inseamna o pagina in plus de incarcat de catre client, timp in plus de asteptat si trafic pierdut de pe site-ul tau.

Concluzie

Dupa adaugarea tuturor aplicatii pe care vrem sa le analizam vom construi o conluzie in functie de ce-am putut identifica la fiecare aplicatie. In fiecare saptamana adaugam la articol prezentarea unoi astfel de aplicatii pentru programari si intalniri.