Alternative pentru stocarea documentelor in siguranta (+Recomandare)

Alternative pentru a-ti stoca documentele in siguranta (+Recomandare)

Share this post

Alternative pentru stocarea documentelor in siguranta (+Recomandare)

De ce ai nevoie sa-ti stochezi documentele impotante in siguranta?

Sunt foarte multe motive din cauza carorara se poate intampla ca in cel mai important moment, fix atunci cand nu trebuie, un fel de legile lui Murphy, sa nu-ti poti accesa anumite documente de care ai nevoie.

  • Ai luat un virus prin email, usb stick sau ai descarcat ceva de pe internet;
  • Windows-ul nu este un program perfect si mai pot aparea erori serioase in sistemul de operare;
  • In special ultimul Update la Windows 10 a afectat si cele mai puternice calculatoare; consumand puterea hard-disk-ului pentru actualizarea programului incat a facut inoperabil caculatorul cateva ore bune;
  • Se intampla sa ramai fara baterie la laptop si nu-l poti incarca in momentul respectiv;
  • Esti intr-o intalnire si ai nevoie de un proiect mai vechi sau de un document pe care ai ultat sa-l pui pe laptopul tau

 

Exista mai multe solutii, fiecare cu avantajele si dezavatajele ei. Noi iti recomandam NextCloud prin WebHipsters.

  1. Hard extern / usb stick

hard-disk extern pentru sotacrea documentelor in siguranta

hard-disk extern pentru stoacrea documentelor in siguranta

 

Poti folosi un harddisk extern care se conecteaza prin usb la laptop sau mai multe usb stick-uri, cum am vazut la unele persoane, pentru a-ti stoca o copie a documentelor importante.

Dar, ce faci daca pierzi sau strici usb-ul si repectiv hard-ul extern?

Folosind usb-urile poti ajunge la o adevarata colectie de astfel de dispozitive, iar cautarea unui anume document va fi un infern.

Sa deschizi fiecare usb sa te uiti ce este stocat pe el, si apoi sa treci la urmatorul, repetand acest proces de cel putin cateva ori.

Daca ai si mai multe variante ale aceluias document deja ti-ai exclus aproape toate sansele de-a gasi exact ceea ce cauti.

Marele avantaj al acestei solutii este ca poti accesa documentele stocate pe hard sau usb fara a avea nevoie de conexiune la internet.

 

  1. NAS (Network Attached Server)

NAS network-attached-storage pentru stocarea documentelor in siguranta

NAS – pentru stocarea documentelor in siguranta

Este un dispozitiv de mici dimensiuni care poate ingloba mai multe harddisk-uri de diferite dimensiuni pe care poti stoca documente in siguranta.

Aceasta varianta este undeva la jumatatea drumului intre un simplu hard-disk pe usb si server-ul local.

Dupa cum ii spune si numele, este un hard-disk atasat la reteaua ta locala, astfel ca toti cei care au acces la internet in birou pot accesa (pe parola sau nu) hard-disk-urile une stochezi datele.

Acces remote (de la distanta) se poate realiza doar prin aplicatia furnizata de producatorul dispozitvului

 

  1. Server local

server pentru gazduirea documentelor in siguranta

server propriu pentru gazduirea documentelor in siguranta

Multe firme folosesc server-ul local, pe care sunt gazduite site-ul si mail-urile, chat-ul daca este cazul, pentru a stoca toate documentele, inclusiv arhive de la fosti angajati.

Este o metoda buna si un back-up clar al documentelor fiecarui membru, dar implica responsabilitatea fiecaruia de a-si copia periodic documentele pe server.

Permite inclusiv restrictionarea accesului in functie de domeniu de activate sau nivelul de responsabilitate al fiecarei persoane.

Dezavantajul este ca daca nu ai o evidenta clara a ceea ce ai lucrat de la ultima copiere pe server, trebuie sa recopiezi practic toate documentele de pe laptop-ul tau pe server.

Cand ajungi la dimensiuni enorme acest proces se prelungeste cu mult, ingreunand sau facand imposibila utilizarea laptop-ului.

Acest lucru va descuraja utlizatorii sa-si faca back-up pe server cu regularitate, pentru ca necesita si interventia lor si destul de mult timp blocat pentru laptop.

Oricum aceasta varianta clar este mai buna decat folosirea simpla a unui hard extern sau unei colectii de usb-uri in continua crestere.

 

  1. Servicii de cloud externalizate

Servicii de cloud pentru stocarea documentelor in siguranta

Servicii de cloud pentru stocarea documentelor in siguranta

A fost un mare trend acum cativa ani si trebuie sa spun ca este o optiune reala pentru securizarea documentelor.

Companii precum Google, sau Microsoft ofera servicii de cloud cu pachete, de la Gratis la foarte scump in functie de capacitatea de care ai nevoie. Dar sunt si alternative serioase la cele 2 imperii:

  • Icloud (Apple) – 5Gb
  • Dropbox – 2Gb
  • Box – 50GB
  • Sugarsync – 5Gb
  • Skydrive (Mirosoft) – 25 GB
  • Ubuntu One – 5 GB
  • Mega.nz – 50 GB

Concurenta are loc in zona spatiului de stocare disponibil pentru fiecare nivel de plata.

In schimbul acestui serviciu trebuie sa platesti lunar, indiferent daca ai folosit sau nu tot spatiul alocat.

Marele avantaj al sistemelor de cloud este ca poti avea accesa la documentele tale de pe orice calculator cu conexiune la internet, nu doar de la sediul biroului tau.

Cand folosesti serviciile acestor companii toate documentele si tot ceea ce faci prin acel cloud (dicutii pe chat, mail, sau apeluri video) trec prin serverele acestor companii.

Din acest motiv, atunci cand ai documente de dimensiuni mai mari timpul necesar pentru urcarea lor pe cloud este prelungit.

In cazuri extreme, cum s-a intamplat cu Yahoo, poti avea riscul de a fi sparte serverele lor si cineva neautorizat poate avea acces la docmentele tale.

 

  1. Next Cloud pe severul tau

O combinatie intre server-ul local si un serviciu de cloud ce iti aduce la un loc beneficiile amandorura.

Documentele sunt stocate in siguranta, cu acces restrictionat pentru fiecare utilizator, inclusiv din exteriorul sediului.

Ai acces la documente prin intermediul retelei locale din birou, prin intermediul unei pagini web sau prin intermediul unei aplicatii pentru mobil disponibila pentru Android si IOS.

cloud screen 1 inside account

Organizarea si stocarea documentelor in siguranta prin Nextcloud

 

Libertate totala, flexbilitate completa privind modalitatile de acces, si usor de utilizat sunt ingredientele care fac din Next Cloud o alegere foarte buna.

Next Cloud este un serviciu de cloud gratuit (open source) care pe langa stocarea propriu-zisa a documentelor iti ofera prin intermediul modulelor suplimentare acces la mult alte servicicii.

Mail, apeluri video, Calendar, Alerte, Contacte sau chat, sunt doar cateva exemple de servicii pe care le poti accesa dintr-un singur loc.

Apel video si partajarea ecranului prin NextCloud

Apel video si partajarea ecranului prin NextCloud

Am reusit inclusiv importatea contactelor din Google sau a mail-urilor de pe server-ul nostru de mail, astfel integrand la un loc toate contactele.

Practic Next Cloud este ca o fereastra in care am totul la un loc, pierzand mult mai putin timp schimband intre aplicatii si cautand ceea ce am nevoie.

De asemenea, pentru si mai multa siguranta poti opta pentru securizarea completa (de tip https) a comunicatiilor facute prin Next Cloud.

  1. WiDrive

Este solutia ideala pentru cei care nu vor ca documentele stocate sa aibe cel mai mic contact cu internet-ul.

Este un dispozitiv la care poti conecta fara fir (wireless) si pe care poti incarca documentele respective.

Costurile sunt destul de mari, 160 RON pentru 16 GB si exista posibiltiatea ca in cazul hard-disk-urilor si a usb-urilor sa se strice, si sa pierzi practic back-upul

Pierderea fizica sau furtul WiDrive-ului sunt alte pericole de luat in considerare. Odata pierdut dispozitivul tu nu mai poti accesa documentele si nici sa blochezi accesul persoanelor neautorizate.

 

Concluzie

Din punctul nostru de vedere, dupa ce ne-am pus mai multi capul la contributie, am ajuns la concluzia ca cea mai bune solutie este Next Cloud instalat pe un server dedicat, separat de cel pentru site si mailuri.

Cel mai mare avantaj pe care eu il vad in varianta cu Next Cloud este ca am un Folder Principal cu numele meu atat pe laptop cat si pe cloud.

Am ales sa-mi faca sincronizarea intre aceste 2 foldere, astfel incat eu am documentele organizate identic pe ambele variante, iar orice modficare o fac, ca o fac in cloud sau pe calculator, se sincronizeaza imediat.

Astfel te poti asigura de o securitate completa a tuturor datelor folosite prin intemediul serviciului de cloud si la o viteza foarte buna.

Tot transferul nu trece prin serverele Next Cloud care cine stie pe unde sunt, ci prin serverul tau dedicat din Romania. Ce crezi o sa mearga mai repede asa?

Ai posibilitatea folosirii mai multor servicii de care ai nevoie dintr-un singur loc, iar astfel iti cresti eficienta in activitatea de zi cu zi.

Cu putina organizare a informatiilor poate fi folosit si ca un mic CRM. Program pentru gestionarea relatiei cu clientii.

Avand totul la un loc, stii cum, cand si ce sa-i comunici fiecarei persoane in parte si astfel poti obtine mai mult cu aceleasi resurse.

Lasă un răspuns